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SUCCESS STORY RENCO SPA: LA GESTIONE DEI DOCUMENTI DI INGEGNERIA CON LA SOLUZIONE EDM DI ERREVI SYSTEM

L’innovativa azienda del settore Oil&Gas adotta EDM di Errevi System per ottimizzare la gestione della documentazione di commessa.

 

 

Chi è Renco S.p.A
Fin dalla sua fondazione nel 1979, l’azienda Renco SpA si impegna costantemente per fornire con il suo know-how soluzioni efficaci e convenienti, approcci innovativi e pratiche comprovate su misura per le esigenze dei clienti in ambito progettazione e ingegneria nel settore Oil&Gas. Oggi, l’azienda Renco SpA ha inoltre diversificato le sue attività, fino a comprendere una vasta gamma di servizi di consulenza, fornitura di personale tecnico, di ingegneria per il settore energetico e dell’Oil&Gas e di costruzione di infrastrutture civili.


 

LE ESIGENZE DI RENCO

Negli ultimi anni, per la gestione documentale relativa alle commesse EPC, Renco si è avvalsa di un software sviluppato con competenze interne del quale già da qualche tempo erano emersi i limiti: la poca flessibilità nella configurazione dei parametri delle specifiche commesse mal si conciliava con la necessità di configurare per ogni cliente il flusso documentale in maniera customizzata. Ne conseguiva che ad ogni nuova commessa il software doveva essere modificato, con ingente dispendio di tempo ed energie del personale informatico e tecnico. Vi era inoltre una crescente difficoltà nel far fronte alle necessità aziendali che erano divenute via via sempre più complesse in termini di emissione documenti, reportistica, gestione delle todo-list e calcolo del progress.

 

“Le modifiche che di volta in volta dovevamo apportare al software per adattarlo
alle nuove commesse portavano via diverso tempo e rendevano farraginoso l’avvio
dei lavori. I nuovi progetti che sarebbero stati avviati di lì a poco rendevano quindi
sempre più stringente la necessità di un ripensamento del nostro sistema di gestione
documentale
afferma Fabio Gagliardi, Engineering Department Manager di Renco

SpA

 

L’azienda sentiva anche la necessità di automatizzare la gestione dei transmittal che registrano lo scambio di documenti da e verso il cliente e di tenere traccia di ogni loro aggiornamento. Anche il processo aziendale di Procurement presentava delle criticità, dal momento che il gestionale adottato non riusciva da solo a gestire l’intero iter di approvvigionamento. Renco era quindi intenzionata a riorganizzare l’intero processo di gestione documentale, soprattutto in vista delle nuove importanti commesse in arrivo che avrebbero coinvolto l’intero ufficio tecnico aziendale, composto da circa 60 tecnici e 10 document controller.

 

L’INCONTRO CON ERREVI SYSTEM E EDM

Negli ultimi 8 anni, Errevi System ha ideato, sviluppato e costantemente aggiornato il software EDM (Engineering Document Management), una web application interamente dedicata alla gestione documentale delle commesse EPC. EDM, a differenza dei software di gestione documentale a carattere generico, è una soluzione studiata e progettata specificatamente per il mondo dell’ingegneria e dell’impiantistica. La soluzione è stata presentata all’ufficio tecnico di Renco che, in previsione dell’arrivo di nuove importanti commesse, ne ha valutato le caratteristiche attraverso una prima demo. Questa ha permesso a Renco di apprezzarne le logiche, molto vicine al modus operandi della società.

 

“Grazie alla demo abbiamo potuto constatare che il software EDM aveva tutte le
caratteristiche per poter essere ben inserito all’interno del nostro contesto a supporto
delle nostre procedure aziendali
prosegue Fabio Gagliardi.

 

A seguire sono state organizzate più riunioni con i Project Manager, durante le quali sono emerse esigenze diverse per ogni commessa, che di fatto il software EDM è in grado di soddisfare mediante un’interfaccia di configurazione semplice e user-friendly. Dopo un’attenta valutazione di tutti i vantaggi che EDM avrebbe apportato in azienda, Renco ha quindi deciso di adottare la soluzione.

 

I VANTAGGI DELLA SOLUZIONE

Oggi i Project Manager di Renco possono, in completa autonomia e per ciascuna commessa,
configurare:

  • la lista degli step di avanzamento a cui potranno essere sottoposti i documenti;
  • i possibili cicli di vita di ogni documento;
  • le percentuali di avanzamento per il calcolo del progress di ogni step di documento;
  • il progress di commessa che consideri i documenti condivisi su più commesse;
  • la gestione degli impianti utilizzabili per la commessa;
  • le Work Breakdown Structures;
  • l’elenco dei Transmittal Code;
  • gli output a livello di reportistica.

 

Inoltre, il software permette la consultazione intuitiva delle informazioni, grazie all’interfaccia web e all’organizzazione personalizzata della homepage per ogni utente o gruppo di lavoro (anche esterni all’azienda), con inserimento di avvisi o riepiloghi di attività per il controllo dello stato della documentazione rispetto alle date pianificate e concordate col cliente. Renco può adesso gestire in maniera automatizzata anche il processo di distribuzione e ricezione dei documenti di commessa tramite transmittal.

 

“Grazie alla demo abbiamo potuto constatare che il software EDM aveva tutte le
caratteristiche per poter essere ben inserito all’interno del nostro contesto a supporto
delle nostre procedure aziendali”
prosegue Fabio Gagliardi.

 

Nel complesso, l’utilizzo di EDM ha consentito quindi a Renco la creazione di un archivio aziendale strutturato, in grado di memorizzare tutte le informazioni e i documenti di commessa. Grazie alla velocità di implementazione della soluzione e di configurazione delle commesse, Renco ha potuto minimizzare l’impatto dell’introduzione del nuovo sistema in azienda ed accelerare le fasi di preparazione di ogni commessa. Errevi System ha coadiuvato l’azienda organizzando e gestendo il percorso di formazione dei dipendenti, nel quale sono stati coinvolti i project manager, i tecnici, i document controller e il personale dell’ufficio acquisti.

 

LE DUE FASI DEL PROGETTO

La prima fase ha previsto l’implementazione del software e la formazione del personale dipendente interessato dall’introduzione del nuovo sistema. La seconda fase del progetto ha visto poi l’integrazione del modulo “Procurement” di EDM con il gestionale, che ha permesso così a Renco di migliorare la propria gestione dei documenti di specifica, dei documenti in arrivo dai fornitori, degli invii delle RDO e di tutto il ciclo di approvazione dei preventivi.

 

Scarica la guida documenti commessa EPC

 

Autore dell'articolo: Chiara Guglielmini
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