Lavorare in team estesi nelle commesse EPC: tre consigli tecnologici per migliorare l’efficienza dei gruppi di lavoro

Quali soluzioni tecnologiche adottare per migliorare la comunicazione tra tutti i soggetti coinvolti nella commessa, monitorare i processi e aumentare la produttività.

Gestire un progetto in ambito EPC rappresenta una sfida sotto numerosi punti di vista: in questo articolo vogliamo concentrarci sul tema del lavoro in team.

Se lavori in un General Contractor e sei impegnato in commesse EPC sarai abituato a lavorare in team di lavoro che possiamo definire “estesi”, composti oltre che dall’azienda owner anche da diversi altri Contractor e numerose aziende partner.

Probabilmente collabori con professionisti dislocati in diverse aree geografiche e quindi nella maggior parte dei casi non puoi avere contatti di persona con gli altri membri del team che è, a tutti gli effetti, un “global virtual team”. In questo contesto – condito da una diversità di procedure, lingue e fusi orari - collaborare può divenire complesso.

La buona notizia è che vale la pena affrontare tale complessità, perché la collaborazione applicata all’ingegneria porta numerosi vantaggi. Essa è stata oggetto di analisi di numerosi studiosi, tra cui Borsato, Milton e Peruzzini che, nel loro “Collaborative Engineering” (Margherita, 2015), ci spiegano che “l’ingegneria collaborativa consiste nell’applicazione pratica delle scienze collaborative al dominio dell’ingegneria. L’obiettivo di questa disciplina emergente è abilitare gli ingegneri a lavorare in modo più efficace con tutti gli stakeholder di progetto per raggiungere accordi razionali, in grado di attraversare confini culturali, disciplinari, geografici e temporali. In un contesto di prodotti sempre più complessi, in cui la competitività ha guidato gli sforzi delle aziende, la collaborazione è sempre più richiesta: dal momento della creazione fino alla conclusione del ciclo di vita del prodotto”.

Se la collaborazione in ambito ingegneristico è un valore oramai indiscusso e “umano-centrico”, nello svolgimento delle attività quotidiane possono esserci alcune difficoltà da superare.

È come se le forze “spazio” e “tempo” – di fatto impalpabili nel contesto sopra descritto - si opponessero alla perfetta collaborazione.

Per ottenere un “luogo integrato” della progettazione e una collaborazione “simultanea”, bisogna quindi necessariamente adottare soluzioni in grado di contrastare tali forze.

E, in questo, la tecnologia può rappresentare davvero un valido aiuto. Ecco quindi tre consigli tecnologici per migliorare l’efficienza dei team di lavoro in ambito EPC.

1 - ADOTTA UNA SOLUZIONE SOFTWARE DI ENGINEERING DOCUMENT MANAGEMENT

Hai mai pensato di introdurre un software specifico per la gestione documentale delle commesse di ingegneria? Se la risposta è no, sappi che le applicazioni software di Engineering Document Management oggi disponibili ti aiuterebbero molto in termini di efficienza dei team, dal momento che sono ampiamente testate e mature per:

• garantire l’accesso a informazioni e dati aggiornati (dashboard personalizzate);
• abilitare la co-redazione di un documento (check-in, check-out e versioning);
• automatizzare lo scambio dei documenti tra tutti gli stakeholder (transmittal in e out).

È facile immaginare le conseguenze di una decisione presa sulla base di dati o informazioni non aggiornate, così come il tempo perso per rimediare agli errori che ne conseguono.

Con un’applicazione software di Engineering Document Management al team viene garantito un punto di accesso univoco a tutte le informazioni di progetto, non ci si deve più preoccupare di reperire l’ultima email o il file più aggiornato, ognuno ha le informazioni di sua pertinenza organizzate in dashboard.

Le attività da svolgere sono organizzate automaticamente in funzione delle scadenze e delle priorità e i sistemi di alerting e messaggistica personalizzata avvisano gli utenti quando un processo è in attesa di un loro intervento per proseguire.

Le funzionalità di gestione documentale permettono la co-redazione di un documento, consentono la definizione di convenzioni di denominazione e tengono traccia delle diverse versioni e revisioni.

Tali software non semplificano solo la collaborazione del team interno, ma facilitano anche la condivisione dei documenti tra tutti gli stakeholder.

Infatti le funzionalità di gestione automatizzata dei transmittal IN/OUT permettono di ottenere un record formale dello scambio ai fini del calcolo del progress di commessa e, al contempo, di semplificare la distribuzione dei documenti, nonché di personalizzare le copertine per i diversi invii a clienti e fornitori o la numerazione in funzione delle logiche della commessa.

Con un software del genere, la gestione dei documenti di commessa basata soltanto su fogli Excel potrebbe diventare un lontano ricordo.

2 - UTILIZZA UNO STRUMENTO DI COLLABORATION UNICO, SEMPLICE E CONDIVISIBILE CON I PARTNER

Per una realtà come la tua, in cui collaborare da remoto con molte persone sparse in tutte il mondo non rappresenta un’eccezione ma la quotidianità di decine o centinaia di lavoratori, l’introduzione di un sistema di collaboration è un must più che una scelta.

Se non hai ancora un unico sistema di collaboration, ma piuttosto un mix di diverse soluzioni gratuite e a pagamento che mal si conciliano tra loro, sappi che oggi sul mercato esistono innumerevoli software di collaborazione integrata che permettono di ottimizzare il lavoro dei team attraverso la condivisione protetta dei calendari e dei file, i tool per le call conference, la messaggistica istantanea.

Proprio perché le soluzioni disponibili sono tante e diverse tra loro, la scelta di quella giusta per una realtà EPC non è per niente banale. Prendersi del tempo per valutare con attenzione l’introduzione di un sistema di collaboration aziendale è la scelta migliore e ti permetterà di mantenere a lungo la tecnologia in azienda, massimizzando l’investimento, consolidando procedure di lavoro e aumentando la produttività dei dipendenti.

Ecco quattro domande che dovrai porti prima di adottare un sistema di collaboration in azienda:

1. Il sistema permette di effettuare tutte le attività prioritarie per il nostro team (chat, piccole call conference, grandi riunioni, videochiamate) o sarò costretto a integrare strumenti eterogenei?
2. È utilizzabile in mobilità, quindi anche da app, mentre si è in viaggio o sul cantiere?
3. È di facile condivisione anche con utenti esterni che non hanno la stessa tecnologia o la stessa versione?
4. Include funzionalità avanzate per la sicurezza aziendale, quali crittografia o autenticazione a più fattori?
   
   

3 - MONITORA I RISULTATI CON UN SISTEMA DI BUSINESS INTELLIGENCE

“La potenza è nulla senza controllo” diceva un notissimo slogan della Pirelli. Il lavoro di team estesi va, presto detto, monitorato e oggi le soluzioni di Business Intelligence presenti sul mercato (ad esempio Microsoft PowerBI o Qlik) sono molto più user friendly di un tempo e permettono in poco tempo di costruire cruscotti di controllo del lavoro dei team in real time.

Si tratta di soluzioni in grado di connettersi a molte origini dati diverse e di combinarle in un modello di dati, consentendo di creare grafici e oggetti visivi di immediata comprensibilità, condivisibili come report con altri utenti all'interno dell'organizzazione.

La Business Intelligence è una valida alleata per la gestione dei team complessi perché è a partire dall’analisi dei dati che è possibile impostare attività di remediation ed efficientamento dei processi di lavoro.