Gestione delle commesse di ingegneria: quando il file Excel non basta più

Le tre principali criticità nell'utilizzo di fogli di calcolo come Excel per la gestione delle commesse complesse.

Molte organizzazioni si affidano a Microsoft Excel per la gestione dei dati relativi ai documenti delle commesse di ingegneria. Si tratta di uno strumento molto comodo per gestire piccoli progetti, diviene però sempre più inadeguato al crescere della complessità della commessa.

Volendo fare una stima, possiamo affermare che i dati di progetti mediamente complessi (della durata pluriennale e che vedono il coinvolgimento di almeno 30 attori tra fornitori e partner) gestiti con Excel sono raccolti in almeno 30 fogli di calcolo da 50.000 righe e 170 colonne ciascuno, le cui celle sono composte da centinaia di formule.

Di fatto, la quasi totalità dei file Excel con una tale mole di dati contiene errori di importante gravità.

Il rischio? Prendere delle decisioni cruciali basandosi su dati di fatto inaffidabili.

Ecco le tre principali criticità da tenere bene a mente nell’uso di uno strumento generico come Excel nella gestione dei documenti di commessa.

TEMPO

Se pensi alla complessità dei progetti e al numero di commesse che le aziende gestiscono oggi simultaneamente, ti verrà facile comprendere quanto Excel sia uno strumento davvero time-consuming. Gestire una commessa con Excel prevede infatti l’inserimento manuale dei dati, che si traduce in trascrizioni di informazioni dalle email ai fogli di calcolo, in continue verifiche dell’accuratezza dei dati, in creazioni di formule e template e in un decuplicarsi dei file stessi.

Secondo una ricerca di Barch (The Planning Survey, 2014), il 93% delle persone che utilizzano Excel per gestire le commesse non è soddisfatto della qualità dei risultati e soprattutto della quantità di lavoro, quindi di tempo, necessaria per procurarsi e manutenere i dati.

Lo svantaggio non si ha soltanto in costi del lavoro più alti, ma anche e soprattutto nella conseguente incapacità dell’azienda di rispondere con prontezza alle richieste del mercato, perché ingessata in un meccanismo di gestione troppo lento e confusionario. Operare con lentezza impedisce per esempio alla tua organizzazione di cominciare a sviluppare contestualmente un nuovo progetto.

Preferiresti lavorare allo sviluppo di nuovi progetti che contribuiscono a una crescita significativa della tua azienda o dedicare il tuo tempo a ricordare al tuo team di condividere gli aggiornamenti e a formattare i vari fogli di calcolo? La criticità dell’utilizzo di Excel sta proprio nel divario tra quello che potresti fare e quello che stai effettivamente facendo.

Soffermiamoci un attimo a pensare anche alla quantità di tempo persa dai team di progetto nel documentare, tracciare e creare report del progress del loro lavoro, facendo estrazioni di informazioni da diversi fogli Excel, formattandole, inviandole ad altri team e cercando nel frattempo di tenere a mente anche le scadenze contrattuali. È per queste mansioni che la tua azienda li ha assunti?

INSIGHT

Creare rapidamente un report in Excel, magari anche esteticamente gradevole, è un'impresa non da poco. Ogni analisi richiede informazioni specifiche e l’estrazione di report può trasformarsi rapidamente in una faticosa guerra tra un filtro, una formula e una pivot.

Le organizzazioni che utilizzano Excel per tracciare e monitorare le commesse di ingegneria hanno, molto spesso, decine di “sheet” in uno stesso foglio di calcolo. Questo rende complicato effettuare un’analisi dell’efficienza interna.

L’utilizzo del foglio di calcolo restituisce una visione troppo dettagliata e non abbastanza generica sul progetto e allo stesso tempo troppo complessa. Si rischia di perdere le informazioni realmente necessarie. In un contesto di questo tipo, come puoi effettuare report e analizzare i dati attentamente?

Sempre secondo Barch (The Planning Survey 2016), la comparison statistica tra organizzazioni che hanno implementato strumenti per tracciare e monitorare il progress di commessa e coloro che continuano a usare Excel riferisce che nel primo caso il 51% degli operatori è stato in grado di migliorare la precisione e il dettaglio delle pianificazioni, mentre nel secondo caso solo l’8% è stato in grado di migliorare l’efficienza dei progetti.

Una domanda semplice come “a che punto del progetto siamo?” trova la sua risposta sepolta sotto centinaia di righe, divisa in più fogli di calcolo, ognuno archiviato in cartelle diverse. Ne consegue che l’impossibilità di effettuare con immediatezza un’analisi dell’efficienza interna porta le aziende a passare settimane in riunioni volte ad ottenere una visione d’insieme del progress di commessa.

COLLABORAZIONE

Il più grande svantaggio dei fogli Excel è che non consentono ai team di lavoro di collaborare.

In questo senso, la gestione di una commessa tramite i fogli di calcolo può davvero diventare un incubo. Ogni operatore deve riuscire ad annotare i suoi dati, le sue informazioni, i suoi progress senza sovrascrivere le modifiche dei colleghi. Inoltre, può farlo soltanto quando il file non è già aperto in modifica da qualcun altro.  Questo può portare ad avere numerose versioni di uno stesso documento che bisogna saper monitorare e riunire in un unico file per poter coordinare il lavoro di tutti.

I fogli di calcolo mancano inoltre di funzionalità come chat, spazi di discussione e condivisione: cioè ciò di cui si compone la quasi totalità del lavoro quotidiano dei team di lavoro che collaborano a una commessa di ingegneria.

Data la crescente complessità dei progetti è chiara la necessità di dotarsi di strumenti più flessibili. La centralizzazione in un’unica soluzione di gestione della commessa permette di creare uno spazio condiviso e basato sui processi dei vari team di lavoro, rendendo più facile sia il tuo lavoro di coordinamento sia il lavoro degli operatori. L’introduzione di un software per la gestione delle commesse permette di avere visione dei dati, delle informazioni e dello stato di avanzamento del progress in base alle date di consegna pianificate e soprattutto permette ai team di lavoro di dedicarsi alle loro attività core senza spendere il proprio tempo in aggiornamenti infiniti di fogli Excel.