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Engineering Document Management: cos’è e come si crea un transmittal

Una guida rapida sulle principali caratteristiche di questo strumento così cruciale ai fini della buona riuscita delle commesse EPC.

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Se lavori nell’ambito delle commesse EPC, saprai certamente che il loro svolgimento prevede la creazione e la movimentazione di un elevato volume di informazioni. Proprio perché i progetti di ingegneria sono complessi e prevedono la creazione di una grande mole di documentazione, diviene necessario tracciare e monitorare gli scambi di informazioni che avvengono con i tuoi clienti e fornitori.

Ecco che arrivano in tuo aiuto i “transmittal”.

 

Scopri la check-list per inviare un transmittal OUT senza errori: scarica  l’infografica

 

COS'È UN TRANSMITTAL

Un transmittal può essere definito come uno strumento, ampiamente diffuso e riconosciuto in ambito EPC, di invio formale di versioni certificate di documenti di progetto (come ad esempio i disegni) ad altri team di lavoro e ad altre organizzazioni che lavorano a una stessa commessa.

A livello pratico, si tratta di uno standard di copertina che devi anteporre ai documenti che stai inviando e che funge da foglio di presentazione, permettendo a te e al tuo interlocutore di avere il controllo delle informazioni scambiate. Tale copertina contiene tutti i dati necessari sul destinatario e sul mittente, nonché l’elenco preciso dei documenti che seguono, le informazioni sul numero e sulla data delle loro revisioni e sui controlli effettuati.

Essi si dividono in transmittal IN e transmittal OUT.

 

TRANSMITTAL OUT

Il transmittal OUT è quello che tu invii verso l’esterno e che puoi rivolgere a clienti o fornitori. Al suo interno dovrai apporre indicazioni circa la commessa di riferimento, la data di invio, il mittente e il destinatario.

Per ognuno dei documenti da allegare al transmittal OUT, specifica sempre:

  • un riepilogo delle informazioni relative al documento (codice, revisione, tipo documento, etc.);
  • se il documento necessita di approvazione per passare di step;
  • lo stato di workflow in cui si trova ogni documento;
  • il codice del transmittal cui è collegato.

Una volta che lo avrai predisposto, sarai pronto per l’invio del tuo transmittal OUT. Potrai inviarlo tramite e-mail, prima di farlo dovrai però considerare alcune variabili che possono condizionare il tuo invio.

I server di posta dei destinatari hanno limitazioni sulle dimensioni dei file che possono ricevere in allegato?

Se la risposta è sì, e se i documenti che devi allegare sono troppo pesanti, una soluzione è quella di fare più e-mail in modo da suddividere gli allegati in più invii. Se però ti è possibile è sicuramente preferibile utilizzare una soluzione di file sharing e inserire in un’unica email dei link per scaricare tutti gli allegati.

Un’altra variabile da verificare è se tra le specifiche di commessa è richiesto che vengano inviati i documenti in formato cartaceo, oppure se è richiesto di utilizzare appositi strumenti FTP per lo scambio dei documenti in formato elettronico.

In funzione di queste ed altre valutazioni, potrai inviare il tuo transmittal OUT in quattro diverse modalità:

  • e-mail con link: nell’e-mail viene mostrata una lista di link dai quali si potrà scaricare via internet l’intera documentazione;
  • e-mail con allegati: nell’e-mail vengono allegati fisicamente tutti i documenti inviati;
  • e-mail che annuncia la spedizione dei documenti: nell’e-mail è riportata la dicitura che attesta che i documenti verranno spediti in formato cartaceo oppure su supporto elettronico;
  • e-mail che segnala il caricamento su FTP: nell’e-mail viene attestato che i documenti sono automaticamente stati caricati sul sito FTP che il cliente ha messo a disposizione per la gestione dello scambio documentale della commessa.

 

TRANSMITTAL IN

Il transmittal IN è un transmittal in entrata, che ricevi da un cliente o da un fornitore.

Anche un transmittal IN contiene il numero di commessa di riferimento, la data di ricezione, il mittente, il destinatario e i documenti allegati.

Quando lo ricevi, traccia sempre se esso è “di rientro”, ossia se è collegato a un transmittal OUT da te inviato in precedenza.

Se il transmittal IN contiene documenti precedentemente inviati con transmittal OUT è importante tracciare il rientro di tali documenti ed il relativo stato:

  • approvato;
  • approvato con commenti;
  • non approvato.

 

QUANDO SI USANO I TRANSMITTAL

I transmittal sono molto utili nella gestione di moltissimi scambi documentali, quali ad esempio:

  • la consegna di disegni a un appaltatore allo scopo di avviare la fase di procurement;
  • il rilascio, spesso a una terza parte come un ingegnere progettista, di documenti per i quali si richiede l'approvazione;
  • la restituzione di documenti con il visto di idoneità o con suggerimenti di modifica;
  • la restituzione di documenti da parte di un appaltatore per avvisare dello stato di avanzamento delle opere.

 

L'IMPORTANZA LEGALE DEI TRANSMITTAL

Abbiamo visto cosa sono, come si fanno e quando vengono utilizzati i transmittal. Ora vorremmo che ponessi la tua attenzione su un ultimo fattore importante: in caso di controversia tra le parti, i transmittal possono rappresentare l’ago della bilancia.

Infatti, molto spesso i clienti di grandi commesse introducono all’interno dei contratti delle penali per i ritardi e/o gli errori nell’invio dei documenti.

Ciascuna parte può quindi richiedere l’accesso ai registri non solo dei transmittal, ma anche degli allegati trasmessi, per poter dimostrare le date di invio e di ricezione, nonché il contenuto, dei documenti.

 

LE CRITICITÀ DEI TRANSMITTAL

Avrai ora chiaro tutti gli step che compongono la creazione di un transmittal.

Riepilogando per creare un transmittal è necessario raccogliere tutti i documenti del progetto, assicurarsi di avere la versione corretta di ogni file, accertarsi che ogni immagine che si sta associando sia quella giusta e di star includendo anche i documenti di parte. Una volta verificato tutto ciò, si deve procedere ad “assemblarlo”, ossia a riportare i documenti nel corretto ordine, con estrema e scrupolosa cura.

Come avrai capito, pur con tutta l’attenzione di cui si dispone, nel caso in cui il transmittal venga composto “a mano” il rischio di dimenticare o di sbagliare qualcosa è dietro l’angolo.

Per questo ti consigliamo di dotarti di strumenti che digitalizzano tale processo, permettendoti di automatizzare la composizione del transmittal, di tenere traccia dei legami tra i diversi documenti e di monitorare lo stato dei transmittal dopo l’invio.

 

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Autore dell'articolo: Chiara Guglielmini
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