Da oltre 10 anni Bonatti utilizza EDM come soluzione di gestione documentale

La soluzione progettata da Errevi System supporta il General Contractor del settore Oil&Gas nella gestione della documentazione e dei processi di commessa EPC.

Bonatti è un General Contractor internazionale in grado di fornire servizi di Ingegneria, Costruzione, Procurement e Operation & Maintenance all’industria dell’Oil & Gas and Power.

Per l’azienda la gestione di una singola commessa prevede, oltre alla realizzazione dell’opera, anche la creazione, la gestione, l’aggiornamento e la consegna di una quantità ingente di documentazione sia verso clienti che da e verso i fornitori coinvolti.

Per comprendere la complessità di questo processo si deve pensare che mediamente una commessa viene portata a termine in un anno e sei mesi e comporta la realizzazione di un numero di documenti che varia dai 5.000 ai 20.000.

Ogni documento di commessa segue un iter di approvazione suddiviso in differenti stati di avanzamento. Ogni passaggio di stato del singolo documento può richiedere un’approvazione del cliente, prima di essere considerato completato e poter fare avanzare il progress di commessa.

Lo scambio di documenti, da e verso il cliente, deve essere registrato mediante l’utilizzo di transmittal e devono essere archiviate tutte le informazioni relative all’invio dei dati (documenti di commessa) e dei file fisici ad essi collegati (file Pdf per i documenti ufficiali piuttosto che altri file Word, Excel, CAD, etc.).

Si stima un totale medio di 80.000 cambiamenti di stato e transmittal per ogni singola commessa.

Questo complesso iter fino a 10 anni fa veniva gestito con il supporto di differenti strumenti informatici che limitavano la visione e la gestione globale della commessa e impedivano un’efficace condivisione delle informazioni, oltre che una corretta collaborazione tra i diversi soggetti coinvolti nel processo.

UNA GESTIONE GLOBALE DELLE COMMESSE DI INGEGNERIA E DELLA RELATIVA DOCUMENTAZIONE

Per gestire questo complesso insieme di processi, nel 2009 Bonatti ha deciso di adottare una soluzione dedicata in grado di garantire la gestione di più commesse, ognuna con specifiche peculiarità.

Per realizzare la soluzione, Bonatti si è rivolta ad Errevi System, selezionata tra altre realtà perché in grado di fornire un’applicazione basata su una piattaforma di Knowledge Management e Business Process Workflow Management che avrebbe dotato l’azienda di uno strumento scalabile, flessibile e in grado di rispondere anche ad esigenze future di ottimizzazione di processi di altre aree aziendali.

“La soluzione EDM è stata scelta perché consente di condividere e gestire la documentazione e i processi di modifica e approvazione che coinvolgono differenti soggetti, dislocati in differenti sedi”, ha affermato Fabrizio Piccoli, Responsabile IT del Gruppo Bonatti al tempo della fase di adozione della soluzione EDM. “Altro punto di forza della soluzione, fondamentale nella scelta – ha proseguito Piccoli – è stata la possibilità di personalizzazione, in base alle esigenze di Bonatti, e la facilità di parametrizzazione in funzione delle peculiarità della singola commessa”.

Per ogni commessa Bonatti può infatti configurare numerosi parametri in completa autonomia:

• definizione della lista dei possibili step di avanzamento a cui sottoporre i documenti;
• definizione dei possibili percorsi di avanzamento del documento, combinabili con gli step dei documenti, e definizione delle percentuali di avanzamento per il calcolo del Progress;
• definizione delle anagrafiche impianti utilizzabili;
• generazione della lista di WBS da una copia della lista WBS standard e possibilità di successiva personalizzazione;
• generazione della lista dei Transmittal Code, copiando la lista standard, e possibilità di successiva personalizzazione.
  
  

CONDIVISIONE E SEMPLICITÀ D'USO

Prima dell’adozione di EDM, per una corretta gestione dei documenti di commessa era necessario che ciascun operatore di Bonatti studiasse e avesse sempre a mente, in maniera precisa e puntuale, ogni singola informazione contrattualizzata con il cliente: nelle commesse più complesse ciò significava demandare alle capacità di memoria del singolo la buona riuscita del progetto.

Grazie all’interfaccia web su cui è basata la soluzione EDM, tutto il team di Bonatti oggi accede con facilità a delle dashboard, dalla consultazione intuitiva, con il riepilogo di tutte le informazioni rilevanti ai fini progettuali e ciò senza l’installazione di software particolari.

Grazie a questa stessa tecnologia, anche gli utenti che hanno necessità di accedere dall’esterno dell’organizzazione possono accedere tramite un browser standard, siano essi clienti, fornitori oppure personale che si trova direttamente sui cantieri.

AVANZAMENTO DEI LAVORO SOTTO CONTROLLO

Grazie ad alcuni semplici strumenti nativi del software EDM, gli utenti di Bonatti coinvolti nel processo hanno a disposizione, in tempo reale e in costante aggiornamento, tutte le informazioni di loro interesse.

Ad esempio, gli ingegneri incaricati alla redazione, al controllo o all’approvazione dei documenti di commessa possono conoscere la lista completa dei documenti a loro carico tramite l’utilizzo delle To Do List (attività da fare) disponibili sulla homepage a loro dedicata. Mediante messaggistica informativa vengono inoltre avvisati nel momento stesso in cui un documento passa in attesa di una loro attività per poter avanzare (ad esempio controllo o approvazione).

Sempre sulla homepage sono disponibili delle web part con la lista di tutti i documenti in scadenza o scaduti rispetto alle date di pianificazione concordate col cliente.

Il Project Manager e gli altri utenti autorizzati possono inoltre monitorare in qualsiasi momento lo stato di avanzamento del progress di commessa semplicemente cliccando su un tasto dedicato e ottenendo la reportistica desiderata.

I BENEFICI APPORTATI DA EDM AI PROCESSI PRODUTTIVI DI BONATTI

Grazie all’introduzione del software EDM, da oltre 10 anni Bonatti monitora e migliora quotidianamente il proprio grado di efficienza nei processi di produzione potendo contare su:

• un archivio aziendale strutturato in grado di memorizzare i documenti di commessa e le informazioni legate alle commesse ed ai documenti;
• una gestione ottimale degli step di avanzamento dei documenti di commessa, configurabili in funzione dell’appalto e della tipologia di documento;
• una gestione automatizzata del processo di distribuzione e ricezione dei documenti di commessa tramite transmittal;
• la possibilità di ottenere velocemente e in ogni momento il progress di commessa;
• una visione completa, certa e condivisa, dello stato di avanzamento dei documenti di commessa;
• l’accesso via web da parte di clienti e fornitori alla documentazione di loro pertinenza;
• un unico strumento centralizzato in luogo dei vecchi database/Excel in uso presso le singole funzioni;
• uno strumento di semplice utilizzo e con un’interfaccia intuitiva a disposizione di tutta l’azienda.

IMPLEMENTAZIONE DEI MODULI AGGIUNTIVI

Negli anni successivi all’introduzione del software, l’azienda Bonatti ha richiesto ad Errevi System di sviluppare diversi moduli aggiuntivi di EDM, per gestire processi a corredo della produzione, tra cui:

Consente la gestione dei documenti del sistema qualità (manuali, procedure, istruzioni di lavoro) e l’iter di redazione, verifica, approvazione e distribuzione controllata alle persone di competenza, sia nella sede centrale che nei cantieri.

Consente la gestione dei documenti di Audit e il tracking delle RAC scaturite.

Consente la gestione delle ispezioni pianificate che possono essere generali o di expediting. Permette la gestione di tutte le informazioni sul vendor, la documentazione riguardante l’ispezione, TPI, notifiche, etc.

Consente la registrazione e l’analisi di infortuni, incidenti, situazioni di pericolo e situazioni di emergenza.

Consente di gestire al meglio e con semplicità le trasferte del personale, incluse le missioni nei diversi cantieri sparsi per il mondo. Il tool governa diverse informazioni legate alla trasferta del dipendente, come la commessa di riferimento, le date di partenza e di rientro, il piano voli, gli scali, eventuali auto a noleggio, i pernottamenti in albergo, etc. È inoltre possibile segnalare, attraverso un apposito campo, il livello di sicurezza degli aeroporti: ciò consente in fase di booking dei biglietti aerei di sapere attraverso quali aeroporti è possibile transitare e bloccare la prenotazione in caso di selezione di scali sconsigliati perché a rischio.

CHI È BONATTI

Bonatti S.p.A. è un General Contractor internazionale in grado di fornire servizi di Ingegneria, Costruzione, Procurement e Operation & Maintenance all’industria dell’Oil & Gas and Power.

La storia di Bonatti ha inizio nel 1946, quando l’Ing. Saul Bonatti proveniente dal settore ricerche dell’Agip Mineraria, fonda la società “Ing. Saul Bonatti & F.llo”, che viene incaricata della costruzione dei primi impianti Oil & Gas italiani.

Nel 1974 l’azienda viene trasformata in società per azioni, e nel 1975 viene rilevata dal gruppo di imprenditori che forma oggi il nucleo principale dell’assetto societario del Gruppo Bonatti.

Dal 1979 (anno di inizio dell’attività overseas) ad oggi, lo sviluppo commerciale di Bonatti SpA ha portato ad acquisizioni di importanti imprese e all’ingresso in numerosi mercati esteri.

Bonatti SpA gestisce attualmente oltre 10.000 dipendenti in 4 diversi continenti e commesse diversificate in 12 Paesi: Algeria, Canada, Egitto, Germania, Grecia, Iraq, Italia, Kazakhstan, Libia, Messico, Mozambico e Romania.