Come scomporre e controllare un progetto Oil & Gas: esempi di WBS

Cosa è la Work Breakdown Structure e casi pratici di applicazione

Il contesto internazionale del settore Oil & Gas in cui operano società di ingegneria, impiantisti e tutti i soggetti coinvolti nelle commesse EPC (owner, contractor e supplier) è da sempre in costante trasformazione: fattori come la crescente complessità degli impianti e le esigenze contrattuali sempre più vincolanti hanno portato le aziende a una revisione delle proprie metodologie di lavoro.

Un progetto di impiantistica Oil & Gas prevede l’esecuzione di molte attività che, senza una giusta pianificazione e organizzazione, sarebbero difficili da gestire. Per essere sviluppato al meglio, deve quindi necessariamente essere scomposto e analizzato in tutte le sue fasi.

Al fine di rendere più comprensibili, fluide e gestibili tutte le fasi di un progetto, ti consigliamo di utilizzare la Work Breakdown Structure (WBS), una metodologia che viene anche definita “scomposizione strutturata del progetto”.

COS'È LA WORK BREAKDOWN STRUCTURE?

La WBS è una metodologia che, attraverso un diagramma o elenchi descrittivi, ti permette di scomporre tutte le parti del progetto a diversi livelli di dettaglio, dai macro-obiettivi fino ai compiti delle singole persone coinvolte.

Adottare la WBS ti aiuta a suddividere e organizzare il lavoro in elementi più facilmente gestibili e a rendere meno complessa la comprensione del progetto, permettendo di comunicare a tutti i soggetti coinvolti le fasi e le attività da svolgere per il raggiungimento degli obiettivi.

Con la WBS, dunque, puoi scomporre gerarchicamente un progetto in quattro principali componenti - progetto, sotto-obiettivi, attività e compiti - con un grado di dettaglio sempre maggiore, seguendo un approccio top-down che snocciola elementi sempre più piccoli.

Puoi rappresentare la WBS sia in forma grafica, mediante un diagramma con struttura ad albero, o in forma descrittiva con una struttura ad indice. Ogni sotto-obiettivo di progetto posto al top della struttura è chiamato Work Breakdown Element, mentre al livello più basso della WBS (all’ultimo livello di scomposizione) si identificano le singole attività, dette Work Package, ossia pacchetti di lavoro.

I pacchetti di lavoro comprendono tutte le istruzioni – budget, risorse, compiti e responsabilità – per lo svolgimento delle attività e dei relativi compiti.

La WBS comprende quindi tutti i deliverable di progetto, nonché i principali compiti necessari per realizzare e completare la consegna.

È uno strumento che può rivelarsi fondamentale in quanto ti aiuta a gestire, pianificare e valutare il progetto, permettendoti di concentrarti su ciò che devi necessariamente realizzare mentre si avvicina una scadenza.

In estrema sintesi la WBS risponde alla domanda: “Quali attività bisogna eseguire, e in quale ordine, per portare a compimento il progetto?”.

QUALI SONO I VANTAGGI DELLA METODOLOGIA WBS?

• Fornisce una rappresentazione visiva e intuitiva di tutte le parti del progetto e ne migliora l’organizzazione.
• Descrive lo scopo del progetto e offre una visione continua sullo stato delle attività in corso, migliorandone la gestione.
• Definisce risultati specifici e misurabili e aiuta a distribuire le responsabilità esecutive descrivendo chiaramente i compiti di ogni stakeholder coinvolto.
• Evita le sovrapposizioni e la mancanza di lavoro e risorse.
• Aumenta la comunicazione tra gli stakeholder e riduce al minimo le possibilità di rischio.

COME SI REALIZZA UNA WBS?

Innanzitutto ricorda che la WBS non deve essere considerata come una struttura organizzativa aziendale: essa ti serve a strutturare uno specifico progetto e a definire le strutture funzionali chiamate ad eseguirne le relative attività.

La realizzazione di una WBS avviene in modalità top down e parte dall’individuazione dei sotto-obiettivi del progetto e delle tempistiche da rispettare. Tali sotto-obiettivi di progetto che, come abbiamo detto, prendono il nome di Work Breakdown Element, vanno quindi posizionati all’inizio del diagramma con struttura ad albero (o della struttura ad indice, a seconda delle metodologie di lavoro e del software in uso).

Successivamente, puoi definire le attività che concorrono alla realizzazione dei sotto-obiettivi.

Identificate le attività, si passa a dettagliare tutti i compiti che dovranno essere svolti per completare le singole attività. Nello stesso momento, per ogni compito dovrai identificare il relativo responsabile.

Ogni elemento della WBS deve essere descritto con parole brevi e indicative e, per quanto riguarda i Work Package, ti sconsigliamo la duplicazione di nomi: ogni pacchetto dovrà essere riconoscibile senza ambiguità.

Vediamo insieme come si struttura il processo di creazione della WBS:

1. Il Project Manager, insieme al suo team, sviluppa i livelli della WBS.
2. Tutte le figure coinvolte nel progetto (stakeholder) revisionano la WBS fino a raggiungere una intesa sulla sua validità.
3. Il team di progetto coinvolge i capi funzione per pianificare i budget e le figure coinvolte per le singole attività.
4. Ogni compito viene meglio dettagliato attraverso i seguenti elementi:
   - figura responsabile;
   - tempistiche, costi da sostenere e risorse da impiegare;
   - definizione degli elementi richiesti per l’avvio del work package e compiti da portare a termine;
   - elenco dei documenti relativi ad ogni singola attività.

Completati i primi 4 passaggi, si otterrà una WBS in grado di restituire graficamente, e su vari livelli, l’insieme delle attività e dei relativi compiti da svolgere per la realizzazione del progetto. L’ultima fase prevede che il Project Manager, insieme ai responsabili di ogni compito, riesamini la WBS, il budget e le tempistiche per approvazione finale.

ESEMPI DI WBS PER UN PROGETTO DEL SETTORE OIL & GAS

Le logiche con cui si scompongono i progetti all’interno di una WBS possono essere di vario tipo e dipendono dalla tipologia del progetto stesso, dalle strutture aziendali e dalle scelte gestionali. La scelta non è immediata e può dipendere dal modo in cui si assegnano le responsabilità e dal sistema di controllo che verrà utilizzato in fase di avanzamento.

Ciò premesso, a titolo esemplificativo riportiamo di seguito l’esempio di una WBS di un General Contractor, relativa a un progetto che prevede l’erogazione di servizi di Engineering e Procurement per la realizzazione di un impianto per l’estrazione di gas.

Nel caso che vedremo il raggruppamento è avvenuto sulla base dei processi di lavoro necessari per la realizzazione dei deliverable.

Come potrai notare l’obiettivo principale corrisponde al progetto stesso e quindi alla sua perfetta realizzazione.

Seguendo l’approccio di tipo top down, si è proceduto quindi con la scomposizione del progetto nei suoi sotto-obiettivi, in questo caso 2: Engineering e Procurement.

All’interno del sotto-obiettivo “Engineering” troviamo tutte le attività necessarie al suo raggiungimento (Feasibility Studies, Basic Design, Detail Design) e, per ciascuna di queste, i compiti da svolgere per portarle termine. Ogni compito deve contenere al suo interno informazioni relative al budget, alle risorse, alle tempistiche e alle responsabilità necessarie per il suo svolgimento.

Questo esempio mostra come la progettazione di un impianto per l’estrazione di gas possa essere rappresentata anche mediante una struttura descrittiva.

Indipendentemente dalla scelta della tipologia della struttura e dalla logica di scomposizione, è importante che la WBS sia strutturata per adattarsi al meglio al tuo contesto di lavoro e alle esigenze del gruppo di progetto. Non a caso, spesso accade che la WBS, dopo essere stata impiegata e ottimizzata, possa essere riutilizzata completamente o in parte per altri progetti dello stesso tipo.

WBS E GESTIONE DOCUMENTALE

Abbiamo visto che un progetto di impiantistica Oil & Gas è composto da un incrocio di processi e attività abbastanza intricato. A ciò si aggiunge la necessità di dover produrre e archiviare un elevato numero di documenti, nonché di condividerli con numerosi soggetti dislocati in differenti sedi.

Per migliorare questa attività, i migliori software per la gestione integrata delle commesse di ingegneria dispongono della funzionalità di creazione delle WBS e permettono di archiviare conseguentemente i documenti in base a sotto-obiettivi, attività e compiti.

Questo significa che è possibile non solo creare le WBS in modalità automatizzata e digitale, ma anche archiviare i singoli documenti in base ai Work Breakdown Element.

Se si usa un software per la gestione delle commesse di ingegneria, è possibile ad esempio notificare i referenti interessati quando il documento relativo ad uno specifico Work Breakdown Element è stato modificato o quando la revisione di un documento richiede la loro modifica manuale.

Un software del genere permette alla tua azienda di configurare in completa autonomia le attività per la gestione dei processi e dei documenti, nonché di beneficiare di importanti funzioni studiate ad hoc per la gestione a 360 gradi dei progetti di ingegneria: pensa alla PBS (Plant Breakdown Structure), che permette di categorizzare i documenti in funzione della struttura fisica dell’impianto, e alle Punch Item, che consentono di creare una lista delle problematiche riscontrate durante la realizzazione del progetto e assegnare l’attività al referente incaricato.

Se stai cercando un software che ti consenta di creare le WBS, controllare lo stato del progetto e archiviare i documenti di ingegneria, ti suggeriamo di non considerare soluzioni generiche e di concentrarti su quelle appositamente studiate per questo settore. Solo adottando una soluzione realizzata ad hoc e con buone referenze nel settore ingegneristico potrai beneficiare di tutti i vantaggi di cui hai bisogno per snellire i processi interni e facilitare il tuo lavoro.